Instructivo para llenar el formulario de solicitud para eliminar documentos
Instrucciones generales
La unidad interesada descarga de la página web del Archivo General la Solicitud para eliminar documentos (FORMA AGUSAC-E-06), cuando ésta necesite hacer eliminación de documentos en sus archivos de gestión o central.
Anule con una línea los espacios que no utilice.
Entregue dos originales de la Solicitud para eliminar documentos (FORMA AGUSAC-E-06), en la sede del Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC-.
Llene el formulario con las siguientes especificaciones:
Solicitud No.: la Oficinista del AGUSAC coloca, en forma manuscrita, el número correlativo de la solicitud de eliminación.
Lugar y fecha: coloque el lugar y la fecha en que se realiza la solicitud de eliminación.
Unidad solicitante: escriba el nombre de la unidad interesada en eliminar documentos. Ejemplo:
División de Bienestar Estudiantil Universitario
Dependencia: anote el nombre de la dependencia jerárquica superior a la que pertenece la unidad interesada. Ejemplo: Dirección General de Docencia.
No.: aparece ya escrito el número correlativo de las series o tipos documentales a eliminar.
Serie o tipo documental: escriba el nombre de la Serie o tipo documental, según se establece en el
Calendario de conservación respectivo.
Regla de conservación No: registre el número de la Regla de Conservación relativa a la serie o tipo documental a eliminar, que determina el Calendario de conservación y eliminación de documentos. FORM.-AGUSAC-CE-02 (documento electrónico).
Ejemplar (1) y (2): marque con una “X” la casilla correspondiente a la serie o tipo documental. (1) ejemplar principal o (2) ejemplar secundario, según lo que indica el Calendario de conservación y eliminación de documentos. FORM.-AGUSAC-CE-02 (documento electrónico).
Fechas extremas: apunte el rango de años a que corresponden los documentos objetos de eliminación por serie o tipo documental. Ejemplo: de 1960 a 1980. Si existen lagunas cronológicas dentro de las fracciones de las series, deberá especificarse utilizando una línea por rango.
Unidad de conservación: describa la unidad de conservación en la cual se encuentra depositada la serie o tipo documental a eliminar. Ejemplo: archivador metálico, archivador de cartón (leitz), encuadernados, cajas de cartón, bolsas, atados, carpetas y otros.
Metros lineales: apunte la cantidad de metros lineales o fracción, de cada serie o tipo documental que se desea eliminar. La medición se realizará colocando los documentos apilados, verticalmente, y se utilizará una cinta métrica.
En el caso de no llenar todas las filas que corresponden al formulario deberá trazar una línea y a continuación escriba la frase ÚLTIMA LINEA para anular el espacio no utilizado.
USO EXCLUSIVO COMITÉ
• Autorizado: esta sección la completa el Presidente (a) del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, tras verificar en el Cuadro de conservación y eliminación de documentos la correlación de la Regla de conservación, con la información sobre el ejemplar principal, ejemplar secundario y fechas extremas.
Clasificación de archivo
Universidad de San Carlos de Guatemala FORM.-AGUSAC-E-06 Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-
• Observaciones: el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos anota cualquier información relativa a la eliminación.
Datos complementarios: anote toda aquella información que deba registrarse y surja como consecuencia de situaciones imprevistas. Asimismo especifique, cuando por razones de seguridad el proceso de destrucción solicitado, sea diferente a la destrucción del papel en forma manual o por trituradora para reciclaje.
Autorización del jefe de unidad solicitante: complete los espacios de nombre y cargo. La persona que autoriza la eliminación firma y estampa el sello respectivo de la unidad.
Aval autoridad nominadora: complete de la misma forma que el inciso anterior.