Formulario de transferencia de documentos al Archivo General

Instructivo para llenar el formulario de transferencia de documentos al Archivo General

Instrucciones generales

Previo a llenar el formulario de transferencia debe revisar el Procedimiento para la desafección y ordenación de documentos de archivo.
El formulario de transferencia debe ser llenado por el Encargado de archivo y el personal designado del AGUSAC.
Debe anular con una línea los espacios que no utilice.
Debe utilizar las hojas necesarias para cumplimentar la Descripción de los documentos.

Transferencia No.: escriba el número correlativo asignado por el AGUSAC, estará integrado por el número correspondiente, seguido de un guión y por último el año en que se realice la transferencia. Ejemplos: 05-2005 y 02-2007.
Hoja No.: consigne en la primera línea el número de página correspondiente y en la segunda el total de páginas que contiene el formulario de transferencia.
Nombre de unidad: coloque el nombre exacto e incluya las siglas, si tiene, de la unidad administrativa o académica que está interesada en la transferencia de documentos.
Ubicación: escriba el nombre del lugar donde está ubicada la unidad interesada en transferir los documentos, especifique nombre o nomenclatura del edificio, nivel, salón u otro. Si la unidad está fuera de la ciudad universitaria, apunte la dirección exacta de la unidad.
Teléfono (s): coloque el o los número (s) de teléfono de la unidad interesada.
Correo electrónico: anote la dirección de correo electrónico que posee el Jefe (a) o la unidad.
Total de unidades de instalación transferidas: escriba la cantidad total de unidades instalación que serán transferidas al Archivo General.
Total metros lineales transferidos: coloque el total en metros lineales que tiene los documentos a transferir.

No. de orden: anote el número de orden secuencial de la caja que conserva los documentos.
Código de clasificación: apunte el código de clasificación de los documentos.
Descripción de documentos (series / tipos): escriba el título de los documentos que integran la transferencia.
Fechas extremas: indique el rango de años de la unidad documental. Ejemplo 1945-1948.
Unidad de instalación:
-  Cantidad: coloque la cantidad de cajas de archivo.
-  Nombre: anote el nombre de la unidad de instalación de la unidad documental. Ejemplos: cajay tomo que sobrepasa el tamaño de la caja de archivo.
Características:
-  No. Tomo/Vol./Acta: copie, si tiene, el número consignado en el tomo, volumen o acta.
-  Ordenamiento: apunte el ordenamiento físico de los documentos, especifique si es numérica, alfabética, cronológica, geográfica, otra.
Signatura topográfica: escriba el código que identifica la ubicación física de cada documento y permite su ordenación en el depósito de la unidad remitente.

Signatura topográfica: coloque el código que identifica la ubicación física de cada documento ypermite su ordenación en el depósito del Archivo General.
Estado de conservación: indique el estado de conservación del documento, es decir, si el mismo ha sufrido algún deterioro físico o químico. Coloque una X en la casilla correspondiente:
-  B (bueno) el documento no ha sufrido deterioro y se encuentra en buenas condiciones.
-  Deterioro
  -  L (leve) el documento ha sufrido deterioro desde 1% hasta 25% de su área.
  -  R (regular) la pieza documental muestra desde 25% hasta 75% de su área.
  -  S (severo) el daño del área en el documento oscila desde el 76% hasta 100%.
Observaciones: anote todas las situaciones no previstas y que amplíen información relacionada con la unidad documental.

Unidad remitente o productora

Nombre (s): escriba, en el espacio correspondiente, nombre (s) y apellido (s) del Jefe (a), delEncargado de archivo y de la autoridad nominadora de la unidad interesada.
Cargo (s): coloque, en el espacio correspondiente, el cargo que ocupa el Jefe (a), del Encargado de archivo y de la autoridad nominadora de la unidad interesada.
Firma (s) y sello: consigne la firma y sello del Jefe (a), del Encargado de archivo y de la autoridad nominadora de la unidad interesada.

Archivo General -AGUSAC-

Nombre (s): anote, en el espacio correspondiente, nombre (s) y apellido (s) del Jefe (a) y delpersonal designado que se encargó de la transferencia de documentos al Archivo General.
Cargo (s): especifique el cargo del Jefe (a) y del personal designado encargado de la transferencia de documentos al AGUSAC.
Firma y sello: consigne la firma y sello del Jefe (a) y la firma del personal designado del AGUSAC.

Otros

Fecha: escriba el día, mes y año en que se concluye la transferencia de documentos al ArchivoGeneral.
Observaciones generales: coloque todas las situaciones no previstas y que amplíen información relacionada con la transferencia de documentos al Archivo General.