Instructivo para llenar el formulario de solicitud para eliminar documentos


  1. La unidad interesada llena a máquina la Solicitud para eliminar documentos (FORMA AGUSAC-E-06), sin borrones, tachaduras o enmiendas, cuando ésta necesite hacer eliminación de documentos en sus archivos de gestión o central al cual se le asignó en el AGUSAC un número manuscrito.
  2. Anule con una línea los espacios que no utilice.
  3. Entregue dos originales de la Solicitud para eliminar documentos (FORMA AGUSAC-E-06),  en la sede del Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC-.
  4. Solicitud No.: la Secretaria y Tesorera del AGUSAC coloca el número correlativo de la solicitud de eliminación.
  5. Lugar y fecha: coloque el lugar y la fecha en que se realiza la solicitud de eliminación.
  6. Unidad solicitante y Dependencia: complete según el ejemplo.
    1. Unidad Solicitante:     División de Bienestar Estudiantil Universitario.
    2. Dependencia:     Dirección General de Docencia
  7. Para las casillas:
  8. No.: aparece ya escrito el número correlativo de las series o tipos documentales a eliminar.
  9. Serie o tipo documental: escriba el nombre de la Serie o tipo documental, según se establece en el Calendario de conservación respectivo.
  10. Regla de conservación No: registre el número de la Regla de Conservación relativa a la serie o tipo documental a eliminar, que determina  el Calendario de conservación.
  11. Ejemplar (1) y (2): marque con una “X” la casilla correspondiente a la serie o tipo documental. (1) ejemplar principal o (2) ejemplar secundario, según lo que indica el Calendario de conservación.
  12. Fechas extremas: apunte el rango de años a que corresponden los documentos objetos de eliminación por serie o tipo documental. Ejemplo: de 1960 a 1980. Si existen lagunas cronológicas dentro de las fracciones de las series, deberá especificarse utilizando una línea por rango.
  13. Unidad de conservación: describa la unidad de conservación en la cual se encuentra depositada la serie o tipo documental. Ejemplo: archivador metálico, archivador de cartón (leitz), encuadernados, cajas de cartón, bolsas, atados, carpetas y otros.
  14. Metros lineales: inscriba la cantidad de metros lineales o fracción, de cada serie o tipo documental que se desea eliminar. La medición se realizará colocando los documentos apilados “verticalmente” y se utilizará una cinta métrica.
  15. En el caso de no llenar las seis filas que corresponden al formulario deberá trazar una línea y a continuación escriba la frase “ULTIMA LINEA” para anular el espacio no utilizado.

USO EXCLUSIVO COMITÉ

  • Autorizado: esta sección la completa el Presidente (a) del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos,  tras verificar en el Cuadro de conservación y eliminación de documentos la correlación de la Regla de conservación, con la información sobre el  ejemplar principal, ejemplar secundario y fechas extremas.
  • Observaciones: el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos anota cualquier información relativa a la eliminación.
    1. Datos complementarios: anote toda aquella información que deba registrarse y surja como consecuencia de situaciones imprevistas.  Asimismo, especifique cuando, por razones de seguridad el proceso de destrucción solicitado sea diferente a la destrucción del papel en forma  manual o por trituradora para reciclaje.
    2. Autorización del jefe de unidad solicitante: complete los espacios de nombre y cargo.  La persona que autoriza la eliminación firma y estampa el sello respectivo de la unidad.
    3. Aval autoridad nominadora: complete de la misma forma que el inciso anterior.

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