{"id":998,"date":"2022-03-28T20:48:05","date_gmt":"2022-03-28T20:48:05","guid":{"rendered":"https:\/\/archivo.usac.edu.gt\/?page_id=998"},"modified":"2022-04-20T16:27:21","modified_gmt":"2022-04-20T16:27:21","slug":"formulario-de-normalizacion-valoracion-y-eliminacion-de-series-documentales","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/archivo.usac.edu.gt\/index.php\/formulario-de-normalizacion-valoracion-y-eliminacion-de-series-documentales\/","title":{"rendered":"Formulario de normalizaci\u00f3n, valoraci\u00f3n y eliminaci\u00f3n de series documentales"},"content":{"rendered":"\n

Instructivo para llenar el formulario de normalizaci\u00f3n, valoraci\u00f3n y eliminaci\u00f3n de series Documentales.<\/p>\n\n\n\n

\n
Descargar Formulario PDF<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Instrucciones generales<\/h1>\n\n\n\n

El Presidente del CISED proporcionar\u00e1 al personal t\u00e9cnico del Archivo General el n\u00famero de la Regla de conservaci\u00f3n y el a\u00f1o, que debe consignar en el encabezado de este formulario.<\/p>\n\n\n\n

El formulario ser\u00e1 llenado por el personal de la unidad interesada con la asesor\u00eda del personal t\u00e9cnico del Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala. <\/p>\n\n\n\n

La asesor\u00eda ser\u00e1 proporcionada en la sede del Archivo General a las unidades ubicadas en la Ciudad Universitaria y a trav\u00e9s de tel\u00e9fono a las unidades situadas fuera del Campus Universitario.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

El formulario deber ser impreso en papel bond blanco y tama\u00f1o oficio.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

1.\u00a0Datos de la Serie Documental<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

1.1    Denominaci\u00f3n de la Serie:<\/strong> se entiende por serie el conjunto de documentos (generalmente expedientes) que reflejan una funci\u00f3n administrativa de manera continuada como resultado de una actividad concreta y espec\u00edfica.<\/p>\n\n\n\n

Escriba en este espacio el nombre de la serie que responde a las disposiciones y normativas en vigor. Puede escribirse entre par\u00e9ntesis el nombre usual o la abreviatura com\u00fan. Ejemplo: Asistencia de Personal<\/p>\n\n\n\n

1.2    Unidad Productora<\/strong>: escriba el nombre de la unidad productora que gestiona la serie objeto de an\u00e1lisis. Ejemplo: Archivo General Usac<\/p>\n\n\n\n

1.3    Objeto de la gesti\u00f3n administrativa<\/strong>: describa la finalidad que persigue la funci\u00f3n administrativa espec\u00edfica plasmada en el expediente. Ejemplo: Verificar el cumplimiento de horarios tanto del personal administrativo, docente, investigador y de planilla, de acuerdo a su contrato de trabajo.<\/p>\n\n\n\n

1.4    A\u00f1os que abarca la serie<\/strong>: anote el per\u00edodo cronol\u00f3gico que abarca la serie, objeto de an\u00e1lisis, desde su creaci\u00f3n hasta la fecha en que se hace el estudio. Ejemplo: 1982-2007.<\/p>\n\n\n\n

1.5    Tipo de soporte<\/strong>: apunte el tipo de material en el que est\u00e1 contenida la informaci\u00f3n, ejemplo: papel, magn\u00e9tico, \u00f3ptico, microforma y otro. Ejemplo: Papel.<\/p>\n\n\n\n

1.6    Volumen de la serie<\/strong>: escriba la dimensi\u00f3n de la serie en metros lineales, por per\u00edodos anuales. Ejemplo: 10 metros lineales<\/p>\n\n\n\n

1.7    Documentos que integran la serie<\/strong>: detalle las tipolog\u00edas documentales que nutren los expedientes o conjunto de documentos que integran la serie, tales como: certificados, instancias, notificaciones, listados, informes y otros. Ejemplo: Hojas de control de asistencia, libros de control de asistencia, tarjetas de reloj marcador, reportes de reloj biom\u00e9trico. <\/p>\n\n\n\n

1.8    Ordenaci\u00f3n<\/strong>: escriba el criterio utilizado en la ordenaci\u00f3n del expediente o conjunto de documentos dentro de la serie: alfab\u00e9tico, cronol\u00f3gico, num\u00e9rico, alfanum\u00e9rico y otros. Ejemplo: cronol\u00f3gica.<\/p>\n\n\n\n

1.9    Legislaci\u00f3n<\/strong>: detalle las leyes, reglamentos, circulares, acuerdos, convenios y otros que justifican el acto administrativo, con referencia expresa al art\u00edculo o art\u00edculos en concreto. Ejemplo:<\/p>\n\n\n\n

  • Disposiciones reglamentarias sobre la rendici\u00f3n, glosa y archivo de las cuentas, acuerdo de aprobaci\u00f3n. 3 de noviembre de 1934 y sus modificaciones.<\/li>
  • C\u00f3digo de Comercio. Decreto 2-70. T\u00edtulo III.  De la Contabilidad y Correspondencia Mercantiles. <\/em>Cap\u00edtulo II, Art\u00edculos 382, 383 y 384.<\/li>
  • Reglamento de Relaciones Laborales entre la Universidad de San Carlos de Guatemala y su personal, art\u00edculos 54 numerales 6 y 8, 56 y 57.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

    1.10  Procedimiento administrativo<\/strong>: describa el tr\u00e1mite y el circuito documental del expediente o conjunto de documentos desde su inicio hasta la conclusi\u00f3n de la gesti\u00f3n administrativa.  Adem\u00e1s, elabore el diagrama de flujo correspondiente. Ejemplo: El trabajador registra su asistencia en el control correspondiente, el tesorero revisa los registros y elabora el reporte de asistencia del personal de la unidad, imprime reporte y env\u00eda a autoridad nominadora, para su conocimiento y archiva copia de reporte y originales de los registros de asistencia. La autoridad nominadora recibe el reporte de asistencia y traslada para archivo.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure><\/div>\n\n\n\n

    1.11  Ubicaci\u00f3n de la serie<\/strong>: anote los lugares donde se conservan los documentos a lo largo de su ciclo de vida hasta su entrada en el Archivo General.  Ejemplo: secretar\u00edas adjuntas, asistencia administrativa, tesorer\u00edas.<\/p>\n\n\n\n

    1.12  Series antecedentes relacionadas<\/strong>: escriba los nombres de las series documentales con el mismo contenido de la que es objeto de estudio, aunque estos sean diferentes. Asimismo, apunta la unidad administrativa donde est\u00e1n esos documentos. En caso contrario, escriba No existen. Ejemplo: <\/p>\n\n\n\n

    • Presencias, serie del siglo XIX, ubicado en Archivo Central. <\/li>
    • Lista de asistencia, Asistencia de trabajadores, ubicado en Tesorer\u00eda.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

      1.13  Documentos recapitulativos<\/strong>: escriba los nombres de aquellos documentos que contengan en forma resumida la misma informaci\u00f3n de manera total o parcial, de la serie objeto de estudio. Adem\u00e1s, especifique si es original o copia y lugar en donde se encuentra ubicado. En caso contrario, escriba No existen. Ejemplo: Reporte de control de asistencia que contiene el detalle de entradas, salidas, horario de almuerzo, inasistencias, permisos, datos de Informe al patrono extendido por el IGSS.<\/p>\n\n\n\n

      1.14  Documentos duplicados<\/strong>: indique la existencia de copias simples de los expedientes o conjunto de documentos pertenecientes a la misma serie, as\u00ed como las unidades administrativas donde se encuentran. Adem\u00e1s, determinar\u00e1 las dependencias que son los poseedores principales y secundarios de los expedientes. En caso contrario, escriba No existen. <\/p>\n\n\n\n

      1.15  Propuesta de evaluaci\u00f3n que se presenta al Comit\u00e9<\/strong><\/p>\n\n\n\n

      1.15.1   Activo. Per\u00edodo de permanencia en los archivos de gesti\u00f3n (n\u00famero de meses o a\u00f1os). Ejemplo: dos a\u00f1os.<\/p>\n\n\n\n

      1.15.2    Valor administrativo (n\u00famero de meses o a\u00f1os). Ejemplo: cinco a\u00f1os.<\/p>\n\n\n\n

      1.15.3   Valor legal\/fiscal (n\u00famero de meses o a\u00f1os) Ejemplo: diez a\u00f1os. Salvo aquellos controles en que aparezca personal con cargo a deudores por inasistencias.  Estos deber\u00e1n conservarse hasta que los cargos sean desvanecidos<\/p>\n\n\n\n

      1.15.4    Valor hist\u00f3rico (n\u00famero de meses o a\u00f1os). Ejemplo: No posee<\/p>\n\n\n\n

      Escriba la propuesta que se elevar\u00e1 al Comit\u00e9, referente al per\u00edodo de permanencia de la documentaci\u00f3n en los archivos de gesti\u00f3n una vez finalizada la gesti\u00f3n administrativa. Adem\u00e1s, indique en meses o a\u00f1os, el plazo de validez administrativa, legal-jur\u00eddico, fiscal y el valor hist\u00f3rico de la serie. Asimismo, debe razonar esta propuesta.<\/p>\n\n\n\n

      1.16  Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta al Comit\u00e9 <\/strong><\/p>\n\n\n\n

      \n
      \n

      1.16.1<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

      \n
      x<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
      \n

      Libre<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

      \n
      \n

      1.16.2<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

      \n
      <\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
      \n

      Restringido (n\u00famero de meses o a\u00f1os)<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

      Marque con una X la propuesta de acceso a los documentos que la unidad interesada eleva al Comit\u00e9. En el caso que el acceso sea restringido, indique los a\u00f1os de los documentos con restricci\u00f3n.  Asimismo, debe razonar esta propuesta. Ejemplo:<\/p>\n\n\n\n

                Restringido por 10 a\u00f1os al p\u00fablico en general. Tienen acceso a esta serie: secretarios acad\u00e9micos, secretarios adjuntos, asistentes administrativos, jefes, tesoreros de unidades acad\u00e9micas y administrativas, autoridades universitarias (Rector, Secretario General, decanos, directores generales, de escuelas no facultativas y centros universitarios). Adem\u00e1s, auditores y contralores.<\/p>\n\n\n\n

      1.17 Propuesta de resoluci\u00f3n que se presenta al Comit\u00e9<\/strong><\/p>\n\n\n\n

      \n
      \n

      1.17.1<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

      \n
      x<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
      \n

      Libre<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

      \n
      \n

      1.17.2<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

      \n
      <\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
      \n

      Muestreo aleatorio simple<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

      \n
      \n

      1.17.3<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

      \n
      <\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
      \n

      Conservaci\u00f3n permanente<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

      \n
      \n

      1.17.4<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

      \n
      <\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
      \n

      Conservaci\u00f3n parcial<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

      Marque con una X la propuesta que la unidad interesada eleva al Comit\u00e9 referente a la forma de disposici\u00f3n de la serie: eliminaci\u00f3n total, muestreo aleatorio simple, conservaci\u00f3n permanente o conservaci\u00f3n parcial. En este \u00faltimo caso, especifique los documentos de la serie que ser\u00e1n conservados.<\/p>\n\n\n\n

      1.18 Observaciones:<\/strong> anote en este espacio otra informaci\u00f3n que se considere pertinente para la evaluaci\u00f3n de la serie documental. As\u00ed como, los nombres de y cargos de las personas que intervinieron en la elaboraci\u00f3n del estudio y personas entrevistadas.<\/p>\n\n\n\n

      1.19 Firmas de responsabilidad<\/strong>: escriba los nombres completos, cargo y unidad de la persona que llena este formulario, del jefe de la unidad interesada y de la autoridad nominadora.<\/p>\n\n\n\n

      2. Datos a consignar por el CISED<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

      El Presidente (a) del Comit\u00e9 hace las anotaciones respectivas en lo correspondiente al numeral 2 y 3 de este formulario.<\/p>\n\n\n\n

      2.1    Resoluci\u00f3n de evaluaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n

      2.1.1    Activo. Per\u00edodo de permanencia en los archivos de gesti\u00f3n (n\u00famero de meses o a\u00f1os)<\/p>\n\n\n\n

      2.1.2    Valor administrativo (n\u00famero de meses o a\u00f1os)<\/p>\n\n\n\n

             2.1.3    Valor legal\/fiscal (n\u00famero de meses o a\u00f1os)<\/p>\n\n\n\n

      2.1.4    Valor hist\u00f3rico (n\u00famero de meses o a\u00f1os)<\/p>\n\n\n\n

      Escriba la resoluci\u00f3n tomada por el Comit\u00e9 referente al per\u00edodo de permanencia de la documentaci\u00f3n en los archivos de gesti\u00f3n una vez finalizada la gesti\u00f3n administrativa, indicado en meses o a\u00f1os, el plazo de validez administrativa. Adem\u00e1s, indique en meses o a\u00f1os, el plazo de validez administrativa, legal-jur\u00eddico, fiscal y el valor hist\u00f3rico de la serie.  Si el Comit\u00e9 lo considera oportuno, la resoluci\u00f3n ser\u00e1 razonada.<\/p>\n\n\n\n

      2.2    Resoluci\u00f3n de accesibilidad por parte de los usuarios<\/strong><\/p>\n\n\n\n

      2.2.1      Libre<\/p>\n\n\n\n

      2.2.2      Restringido (n\u00famero de meses o a\u00f1os)<\/p>\n\n\n\n

      Anote la resoluci\u00f3n tomada por el Comit\u00e9 referente al acceso a la documentaci\u00f3n: libre o restringido (en este caso con indicaci\u00f3n de los meses o a\u00f1os).  La resoluci\u00f3n ser\u00e1 razonada.<\/p>\n\n\n\n

      2.3    Resoluci\u00f3n de disposici\u00f3n final<\/strong><\/p>\n\n\n\n

      2.3.1      Eliminaci\u00f3n<\/p>\n\n\n\n

      2.3.2      Muestreo aleatorio simple<\/p>\n\n\n\n

      2.3.3      Conservaci\u00f3n permanente<\/p>\n\n\n\n

      2.3.4      Conservaci\u00f3n parcial<\/p>\n\n\n\n

      Escriba la resoluci\u00f3n tomada por el Comit\u00e9 referente a la forma de disposici\u00f3n final de la serie: eliminaci\u00f3n total, tipo de muestreo, conservaci\u00f3n permanente o conservaci\u00f3n parcial. En este \u00faltimo caso, indique los documentos de la serie que ser\u00e1n conservados. La resoluci\u00f3n ser\u00e1 razonada.<\/p>\n\n\n\n

      2.4    Observaciones:<\/strong> escriba la informaci\u00f3n que el Comit\u00e9 considere de inter\u00e9s una vez que ha sido evaluada y normalizada la serie documental.<\/p>\n\n\n\n

      3. Datos del expediente de normalizaci\u00f3n, valoraci\u00f3n y eliminaci\u00f3n<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

      3.1       N\u00famero del expediente: <\/strong>escriba el n\u00famero de expediente administrativo correspondiente a la serie evaluada.<\/p>\n\n\n\n

      3.2       Sesi\u00f3n:<\/strong> anote el n\u00famero de la sesi\u00f3n y a\u00f1o en la que se reuni\u00f3 el Comit\u00e9 para proceder a la evaluaci\u00f3n de la serie.<\/p>\n\n\n\n

      3.3\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Fecha del acuerdo del Comit\u00e9<\/strong>: escriba la fecha en que el Comit\u00e9 efect\u00faa el acuerdo.<\/p>\n\n\n\n

      3.4\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Nombre de asistentes y firmas de los miembros del Comit\u00e9<\/strong>: cada miembro del Comit\u00e9 escribe su nombre, cargo y consigna firma.\u00a0\u00a0Asimismo, proceder\u00e1n las personas invitadas con car\u00e1cter informativo.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

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