{"id":945,"date":"2022-03-17T17:33:57","date_gmt":"2022-03-17T17:33:57","guid":{"rendered":"https:\/\/archivo.usac.edu.gt\/?page_id=945"},"modified":"2022-04-20T17:01:48","modified_gmt":"2022-04-20T17:01:48","slug":"instructivo-para-llenar-el-formulario-de-normalizacion-valoracion-y-eliminacion-de-series-documentales","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/archivo.usac.edu.gt\/index.php\/instructivo-para-llenar-el-formulario-de-normalizacion-valoracion-y-eliminacion-de-series-documentales\/","title":{"rendered":"Formulario para eliminaci\u00f3n de series documentales desde archivos de gesti\u00f3n y centrales"},"content":{"rendered":"\n

Instructivo para llenar el\u00a0formulario para eliminaci\u00f3n de series documentales desde archivos de gesti\u00f3n y centrales.<\/p>\n\n\n\n

\n
Descargar Formulario PDF<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Instrucciones generales<\/h2>\n\n\n\n

El Presidente del CISED proporcionar\u00e1 al personal t\u00e9cnico del Archivo General el n\u00famero de la Regla de eliminaci\u00f3n de documentos desde archivos de gesti\u00f3n y centrales y el a\u00f1o, que debe consignar en el encabezado de este formulario.<\/p>\n\n\n\n

El formulario ser\u00e1 llenado por el personal de la unidad interesada con la asesor\u00eda del personal t\u00e9cnico del Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala. <\/p>\n\n\n\n

La asesor\u00eda ser\u00e1 proporcionada en la sede del Archivo General a las unidades ubicadas en la Ciudad Universitaria y a trav\u00e9s de tel\u00e9fono a las unidades situadas fuera del Campus Universitario.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

El formulario deber ser impreso en papel bond blanco y tama\u00f1o oficio.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

1.\u00a0Datos de la Serie Documental<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

1.1    Denominaci\u00f3n de la Serie:<\/strong> se entiende por serie el conjunto de documentos (generalmente expedientes) que reflejan una funci\u00f3n administrativa de manera continuada como resultado de una actividad concreta y espec\u00edfica.<\/p>\n\n\n\n

Escriba en este espacio el nombre de la serie que responde a las disposiciones y normativas en vigor. Puede escribirse entre par\u00e9ntesis el nombre usual o la abreviatura com\u00fan. Ejemplo: Correlativos<\/p>\n\n\n\n

1.2    Unidad Productora<\/strong>: escriba el nombre de la unidad productora que gestiona la serie objeto de an\u00e1lisis. Ejemplo: Archivo General Usac<\/p>\n\n\n\n

1.3    Objeto de la gesti\u00f3n administrativa<\/strong>: describa la finalidad que persigue la funci\u00f3n administrativa espec\u00edfica plasmada en el expediente. Ejemplo: Copia extra al original y copias obligatorias seg\u00fan procedimiento, coleccionada para consultarla inmediatamente.<\/p>\n\n\n\n

1.4    Tipo de soporte<\/strong>: apunte el tipo de material en el que est\u00e1 contenida la informaci\u00f3n, ejemplo: papel, magn\u00e9tico, \u00f3ptico, microforma y otro. Ejemplo: Papel.<\/p>\n\n\n\n

1.5    Documentos que integran la serie<\/strong>: detalle las tipolog\u00edas documentales que nutren los expedientes o conjunto de documentos que integran la serie, tales como, certificados, instancias, notificaciones, listados, informes y otros. Ejemplo: copias extras<\/strong> de oficios, circulares, providencias, opiniones, dict\u00e1menes, entre otros.<\/p>\n\n\n\n

1.6    Legislaci\u00f3n<\/strong>: detalle las leyes, reglamentos, circulares, acuerdos, convenios y otros, que justifican el acto administrativo, con referencia expresa al art\u00edculo o art\u00edculos en concreto. Ejemplo: Disposiciones reglamentarias sobre la rendici\u00f3n, glosa y archivo de las cuentas, acuerdo de aprobaci\u00f3n. 3 de noviembre de 1934 y sus modificaciones.<\/p>\n\n\n\n

1.7    Procedimiento administrativo<\/strong>: describa el tr\u00e1mite y el circuito documental del expediente o conjunto de documentos desde su inicio hasta la conclusi\u00f3n de la gesti\u00f3n administrativa.  Adem\u00e1s, elabore el diagrama de flujo correspondiente. <\/p>\n\n\n\n

1.8    Documentos recapitulativos<\/strong>: escriba los nombres de aquellos documentos que contengan en forma resumida la misma informaci\u00f3n de manera total o parcial, de la serie objeto de estudio. Adem\u00e1s, especifique si es original o copia y lugar en donde se encuentra ubicado. En caso contrario, escriba No existen. <\/p>\n\n\n\n

1.9    Documentos duplicados<\/strong>: indique la existencia de copias simples de los expedientes o conjunto de documentos pertenecientes a la misma serie, as\u00ed como, las unidades administrativas donde se encuentran. Adem\u00e1s, determinar\u00e1 las dependencias que son los poseedores principales y secundarios de los expedientes. En caso contrario, escriba No existen. <\/p>\n\n\n\n

1.10  Propuesta de evaluaci\u00f3n que se presenta al Comit\u00e9<\/strong><\/p>\n\n\n\n

1.10.1   Activo. Per\u00edodo de permanencia en los archivos de gesti\u00f3n (n\u00famero de meses o a\u00f1os). Ejemplo: un a\u00f1o.<\/p>\n\n\n\n

1.10.2    Valor administrativo (n\u00famero de meses o a\u00f1os). Ejemplo: No posee.<\/p>\n\n\n\n

Escriba la propuesta que se elevar\u00e1 al Comit\u00e9, referente al per\u00edodo de permanencia de la documentaci\u00f3n en los archivos de gesti\u00f3n una vez finalizada la gesti\u00f3n administrativa. Adem\u00e1s, indique en meses o a\u00f1os, el plazo de validez administrativa. Asimismo, debe razonar esta propuesta.<\/p>\n\n\n\n

1.11\u00a0\u00a0Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta al Comit\u00e9\u00a0<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\n
\n

1.11.1<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

\n
x<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
\n

Libre<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

\n
\n

1.11.2<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

\n
<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
\n

Restringido (n\u00famero de meses o a\u00f1os).<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Marque con una X la propuesta de acceso a los documentos, que la unidad interesada eleva al Comit\u00e9. En el caso que el acceso sea restringido, indique los a\u00f1os de los documentos con restricci\u00f3n.  Asimismo, debe razonar esta propuesta. <\/p>\n\n\n\n

1.12  Propuesta de resoluci\u00f3n que se presenta al Comit\u00e9<\/strong><\/p>\n\n\n\n

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\n

1.12.1<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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x<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
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Eliminaci\u00f3n<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Marque con una X la casilla de eliminaci\u00f3n de la propuesta de resoluci\u00f3n que presenta al Cised.<\/p>\n\n\n\n

1.13 Observaciones:<\/strong> anote en este espacio otra informaci\u00f3n que se considere pertinente para la evaluaci\u00f3n de la serie documental. As\u00ed como, los nombres de y cargos de las personas que intervinieron en la elaboraci\u00f3n del estudio y personas entrevistadas.<\/p>\n\n\n\n

1.14 Firmas de responsabilidad<\/strong>: escriba los nombres completos, cargo y unidad de la persona que llena este formulario, del jefe de la unidad interesada y de la autoridad nominadora.<\/p>\n\n\n\n

2.\u00a0Datos a consignar por el CISED<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

El Presidente (a) del Comit\u00e9 hace las anotaciones respectivas en lo correspondiente al numeral 2 y 3 de este formulario.<\/p>\n\n\n\n

2.1    Resoluci\u00f3n de evaluaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n

2.1.1    Activo. Per\u00edodo de permanencia en los archivos de gesti\u00f3n (n\u00famero de meses o a\u00f1os).<\/p>\n\n\n\n

2.1.2    Valor administrativo (n\u00famero de meses o a\u00f1os).<\/p>\n\n\n\n

Escriba la resoluci\u00f3n tomada por el Comit\u00e9 referente al per\u00edodo de permanencia de la documentaci\u00f3n en los archivos de gesti\u00f3n una vez finalizada la gesti\u00f3n administrativa, indicado en meses o a\u00f1os, el plazo de validez administrativa. Adem\u00e1s, indique en meses o a\u00f1os, el plazo de validez administrativa de la serie.  Si el Comit\u00e9 lo considera oportuno, la resoluci\u00f3n ser\u00e1 razonada.<\/p>\n\n\n\n

2.2    Resoluci\u00f3n de accesibilidad por parte de los usuarios<\/strong><\/p>\n\n\n\n

2.2.1      Libre<\/p>\n\n\n\n

2.2.2      Restringido (n\u00famero de meses o a\u00f1os)<\/p>\n\n\n\n

Anote la resoluci\u00f3n tomada por el Comit\u00e9 referente al acceso a la documentaci\u00f3n: libre o restringido (en este caso con indicaci\u00f3n de los meses o a\u00f1os).  La resoluci\u00f3n ser\u00e1 razonada.<\/p>\n\n\n\n

2.3    Resoluci\u00f3n de disposici\u00f3n final<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\n
\n

2.3.1 Eliminaci\u00f3n<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

\n

Si<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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X<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
\n

No<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

\n
<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Marque con una X la casilla correspondiente a la resoluci\u00f3n tomada por el Comit\u00e9 referente eliminaci\u00f3n de los documentos. <\/p>\n\n\n\n

2.4    Observaciones:<\/strong> escriba la resoluci\u00f3n razonada del numeral 2.3.1, as\u00ed como, informaci\u00f3n que el Comit\u00e9 considere de inter\u00e9s una vez que ha sido evaluada y normalizada la serie documental.<\/p>\n\n\n\n

3.\u00a0Datos del expediente de normalizaci\u00f3n, valoraci\u00f3n y eliminaci\u00f3n<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

3.1       N\u00famero del expediente: <\/strong>escriba el n\u00famero de expediente administrativo correspondiente a la serie evaluada.<\/p>\n\n\n\n

3.2       Sesi\u00f3n:<\/strong> anote el n\u00famero de la sesi\u00f3n y a\u00f1o en la que se reuni\u00f3 el Comit\u00e9 para proceder a la evaluaci\u00f3n de la serie.<\/p>\n\n\n\n

3.3\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Fecha del acuerdo del Comit\u00e9<\/strong>: escriba la fecha en que el Comit\u00e9 efect\u00faa el acuerdo.<\/p>\n\n\n\n

3.4\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Nombre de asistentes y firmas de los miembros del Comit\u00e9<\/strong>: cada miembro del Comit\u00e9 escribe su nombre, cargo y consigna firma.\u00a0\u00a0Asimismo, proceder\u00e1n las personas invitadas, con car\u00e1cter informativo.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

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