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Instructivo para llenar el formulario del testigo

  1. El Testigo deberá ser llenado únicamente por el personal técnico del Archivo General, con letra legible, sin borrones, tachones o enmiendas.

  2. Deberá anular con una línea los espacios que no utilice.

  3. Llene este documento cada vez que realice clasificación de fondos documentales, descripción archivística, proporcione servicio informativo a usuarios y desafecte los documentos.

  4. Unidad Documental: en esta parte detalle los datos exactos del documento, así:

  5. Tipo documental: indique el tipo documental. Ejemplos: circular No. 22-2000, dictamen No. DAPC 30-2,000, expediente de graduación, transcripción punto de acta CSU No. 3-69 y otros.

  6. Contenido: describa el tema tratado en la unidad documental prestada. Ejemplos: creación plaza nueva de Secretaria II, expediente de graduación de Aldo Castañeda, entre otros.

  7. Signatura topográfica: coloque el código que identifica la ubicación física de cada documento y permite su ordenación en el depósito.

  8. Folio(s) número(s): escriba el número o números de folios que tiene el documento. 

  9. Total de folios: anote la cantidad total de folios que integren la unidad documental.

  10. Actividad realizada: indique la actividad que realiza al llenar este documento. Ejemplos: clasificación de fondos documentales, descripción archivística, proporcionar servicio informativo a usuarios o desafectar los documentos.

  11. Personal designado: anote nombre (s) y apellido (s) de la persona responsable de la actividad.

  12. Fecha: escriba la fecha en que llena este documento.

  13. Observaciones: indique todas las situaciones no previstas y que amplíen información relacionada con la unidad documental y el uso de la misma.

  14. Datos del solicitante: llene los siguientes espacios cuando este documento se utilice para proporcionar servicio informativo a usuarios.

  15. Firma: solicite al usuario su firma.

  16. Nombre: coloque nombre (s) y apellido (s) del usuario.

  17. Dependencia o Institución: escriba el nombre de la dependencia de la Universidad o de la institución pública o privada en la que estudia o trabaja el usuario.

  18. Tipo de usuario: anote si el usuario es estudiante universitario o de nivel medio, trabajador de la Universidad, investigador u otro.

Descargar:  Formulario del testigo (Formulario AD-13)