Instructivo para llenar el formulario de transferencia de documentos al Archivo General


  1. Previo a llenar el formulario de transferencia deberá revisar el Procedimiento para la desafección y ordenación de documentos de archivo.
  2. El formulario de transferencia deberá ser llenado por el Responsable de archivo y el personal designado del AGUSAC, sin borrones, tachones o enmiendas.
  3. Deberá anular con una línea los espacios que no utilice.
  4. Deberá utilizar las hojas necesarias para cumplimentar la Descripción de la documentación.

I PARTE (Información general)

  1. Transferencia No.: escriba el número correlativo asignado por el AGUSAC, estará integrado por el número correspondiente, seguido de un guión y por último el año en que se realice la transferencia. Ejemplos: 05-2005 y 02-2007.
  2. Hoja No.: consigne en la primera línea el número de página correspondiente y en la segunda el total de páginas que contiene el formulario de transferencia.
  3. Nombre de unidad: coloque el nombre exacto e incluya las siglas, si tiene, de la unidad administrativa o académica que está interesada en la transferencia de documentos.
  4. Nombre de la unidad productora: anote el nombre exacto e incluya las siglas (si tiene) del organismo de la administración que en el desarrollo de sus funciones genera conjuntos orgánicos de documentos.
  5. Ubicación: escriba el nombre del lugar donde está ubicada la unidad interesada en transferir los documentos, especifique nombre o nomenclatura del edificio, nivel, salón u otro. Si la unidad está fuera de la ciudad universitaria, apunte la dirección exacta de la unidad.
  6. Teléfono (s): coloque el o los número (s) de teléfono de la unidad interesada.
  7. Correo electrónico: anote la dirección de correo electrónico que posee el Jefe (a) o la unidad.
  8. Total de unidades de instalación transferidas: escriba la cantidad total de unidades instalación que serán transferidas al Archivo General.
  9. Total metros lineales transferidos: coloque el total en metros lineales que tiene la documentación a transferir.

II PARTE (Descripción de la documentación)
Datos a consignar por la unidad remitente

  1. No. de orden: anote el número de orden secuencial de la unidad de instalación (caja, tomo, carpeta) que conserva la documentación.
  2. Código de clasificación: apunte el código de clasificación de los documentos.
  3. Descripción de documentos (series / tipos): escriba el título de los documentos que integran la transferencia.
  4. Fechas extremas: indique el rango de años de la unidad documental. Ejemplo 1945-1948.
  5. Unidad de instalación:
    1. Cantidad: coloque la cantidad de unidades de instalación.
    2. Nombre: anote el nombre de la unidad de instalación de la unidad documental. Ejemplos: caja, tomo, carpeta, legajo.
  6. Características:
    1. No. Tomo/Vol./Acta: copie, si tiene, el número consignado en el tomo, volumen o acta.
    2. Ordenamiento: apunte el ordenamiento físico de la documentación, especifique si es numérica, alfabética o cronológica.
  7. Signatura topográfica: escriba el código que identifica la ubicación física de cada documento y permite su ordenación en el depósito de la unidad remitente.

 

Datos a consignar por el AGUSAC

  1. Signatura topográfica: coloque el código que identifica la ubicación física de cada documento y permite su ordenación en el depósito del Archivo General.
  2. Estado de conservación: indique el estado de conservación del documento, es decir, si el mismo ha sufrido algún deterioro físico o químico.  Coloque una X en la casilla correspondiente:
    • B (bueno) el documento no ha sufrido deterioro y se encuentra en buenas condiciones.
    • Deterioro
      • L (leve) el documento ha sufrido deterioro desde 1% hasta 25% de su área.
      • M (moderado) la unidad documental presenta daño desde 26% hasta 50% de su área.
      • R (regular) la pieza documental muestra desde 51% hasta 75% de su área.
      • S (severo) el daño del área en el documento oscila desde el 76% hasta 100%.
  3. Observaciones: anote todas las situaciones no previstas y que amplíen información relacionada con la unidad documental.

III PARTE (Firmas de conformidad)
Unidad remitente o productora

  1. Nombre: escriba, en el espacio correspondiente, nombre (s) y apellido (s) del Jefe (a), del responsable de archivo y de la autoridad nominadora de la unidad interesada.
  2. Cargo: coloque, en el espacio correspondiente, el cargo que ocupa el Jefe (a), del responsable de archivo y de la autoridad nominadora de la unidad interesada.
  3. Firma y sello: consigne la firma y sello del Jefe (a), del responsable de archivo y de la autoridad nominadora de la unidad interesada.

Archivo General -AGUSAC-

  1. Nombre: anote, en el espacio correspondiente, nombre (s) y apellido (s) del Jefe (a) y del personal designado que se encargó de la transferencia de documentos al Archivo General.
  2. Cargo: especifique el cargo del Jefe (a) y del personal designado encargado de la transferencia de documentos al AGUSAC.
  3. Firma y sello: consigne la firma y sello del Jefe (a) y la firma del personal designado del AGUSAC.

Otros

  1. Fecha: escriba el día, mes y año en que se concluye la transferencia de documentos al Archivo General.
  2. Observaciones generales: coloque todas las situaciones no previstas y que amplíen información relacionada con la transferencia de documentos al Archivo General.

Descargar Formulario de Transferencia de documentos al Archivo General