Instructivo para llenar el formulario de normalización, valoración y eliminación de series documentales


El formulario será llenado por el personal técnico del Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala, designado para hacer el estudio de normalización, valoración y eliminación de series documentales.

  • Datos de la Serie Documental
    1. Denominación de la Serie: se entiende por serie el conjunto de documentos (generalmente expedientes) que reflejan una función administrativa de manera continuada como resultado de una actividad concreta y específica. Escriba en este espacio la denominación de la serie que responde a las disposiciones y normativas en vigor.  Puede escribirse entre paréntesis el nombre usual o la abreviatura que se utiliza corrientemente.
    2. Unidad Productora: escriba el nombre de la Unidad productora que gestiona la serie objeto de análisis.
    3. Objeto de la gestión administrativa: describa la finalidad que persigue la función administrativa específica materializada en el expediente.
    4. Años que abarca la serie: anote el período cronológico que abarca la serie, objeto de análisis, desde su creación hasta la fecha en que se hace el estudio.
    5. Tipo de soporte: apunte el tipo de material en el que está contenida la información, ejemplo: papel, magnético,  óptico, microforma y otro.
    6. Volumen de la serie: escriba la dimensión  de la serie en metros lineales, por períodos anuales.
    7. Documentos que integran la serie: detalle las tipologías documentales que nutren los expedientes o conjunto de documentos que integran la serie,  tales como certificados, instancias, notificaciones, listados, informes y otros.
    8. Ordenación: escriba el criterio utilizado en la ordenación del expediente o conjunto de documentos dentro de la serie: alfabético, cronológico, numérico, alfanumérico y otros.
    9. Legislación: detalle las leyes, reglamentos, circulares, acuerdos, convenios y otros que justifican el acto administrativo, con referencia expresa al artículo o artículos en concreto.
    10. Procedimiento administrativo: describa el trámite y el circuito documental del expediente o conjunto de documentos desde su inicio hasta la conclusión de la gestión administrativa.  Elabore el diagrama de flujo correspondiente.
    11. Ubicación de la serie: anote los lugares donde se conserva la documentación a lo largo de su ciclo de vida hasta su entrada en el Archivo General.
    12. Series antecedentes relacionadas: si existen series antecedentes, indique las otras denominaciones y especifica si la serie actual es producto de una reforma o división de la serie inicial. Asimismo, apunta la unidad administrativa donde se encuentra esa documentación anterior. Si existen series relacionadas con la serie objeto de valoración,  especifica la unidad que las conserva.
    13. Documentos recapitulativos: detalle los documentos constitutivos de otras series en donde se encuentra resumida la misma información de manera total o parcial, asimismo, si es original o copia y lugar en donde se encuentra ubicado.
    14. Documentos duplicados: indique la existencia de copias simples de los expedientes o conjunto de documentos pertenecientes a la misma serie, así como las unidades administrativas donde se encuentran. Además,  determinará las dependencias que son los poseedores principales y secundarios de los expedientes.
    15. Propuesta de evaluación que se presenta al Comité
      1. Período de permanencia en los archivos de gestión
      2. Valor administrativo
      3. Valor histórico
        • Escriba la propuesta que el Archivo General eleva al Comité referente al período de permanencia de la documentación en los archivos de gestión una vez finalizada la gestión administrativa, indicado en meses o años, el plazo de validez administrativa -incluyendo la legal-jurídica y fiscal-, y el valor histórico de la serie.  La propuesta será razonada.
    16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta al Comité
      1. Libre
      2. Restringido (número de años)
        • Anote la propuesta que el Archivo General eleva al Comité referente al acceso a la documentación: libre o restringido, en este caso con indicación de los años.  La propuesta será razonada.
    17. Propuesta de resolución que se presenta al Comité
      1. Eliminación
      2. Muestreo
      3. Conservación permanente
      4. Conservación parcial
        • Escriba la propuesta que el Archivo General eleva al Comité referente a la forma de disposición de la serie: eliminación total, muestreo -indicando el tipo-, conservación permanente o conservación parcial- indicando qué documentos integrantes de la serie serán conservados.
    18. Observaciones: anote en este espacio otra información que se considere pertinente para la evaluación de la serie documental.

 

 


  • DATOS A CONSIGNAR POR EL COMITÉ: Presidente (a) del Comité hace las anotaciones respectivas en lo correspondiente al numeral 2 y 3.
  1. Resolución de evaluaciónPeríodo de permanencia en los archivos de gestión
    Valor administrativo
    Valor históricoEscriba la resolución tomada por el Comité referente al período de permanencia de la documentación en los archivos de gestión una vez finalizada la gestión administrativa, indicado en meses o años, el plazo de validez administrativa         -incluyendo la legal-jurídica y fiscal-, y el valor histórico de la serie.  Si el Comité lo considera oportuno, la resolución será razonada.
  2. Resolución de accesibilidad por parte de los usuariosLibre
    Restringido (número de años)Anote la resolución tomada por el Comité referente al acceso a la documentación: libre o restringido, en este caso con indicación de los años.  La resolución será razonada.
  3. Resolución de disposición finalEliminación
    Muestreo
    Conservación permanente
    Conservación parcialEscriba la resolución tomada por el Comité referente a la forma de disposición final de la serie: eliminación total, muestreo -indicando el tipo-, conservación permanente o conservación parcial -indicando qué documentos integrantes de la serie serán conservados-. La resolución será razonada.
  4. Resolución de normalización de procedimiento administrativo/diagrama: anote la resolución tomada por el Comité referente al procedimiento administrativo que produce la serie documental, que incluye el diagrama del procedimiento que se normaliza.  El diagrama se incluirá en el Manual de Procedimientos Administrativos.
  5. Observaciones: escriba la información que el Comité considere de interés una vez que ha sido evaluada y normalizada la serie documental.

  • DATOS DEL EXPEDIENTE DE NORMALIZACIÓN, VALORACIÓN Y ELIMINACIÓN

  1. Número del expediente: escriba el número de expediente administrativo correspondiente a la serie evaluada.
  2. Sesión: anote el número de la sesión y año en la que se reunió el Comité para proceder a la evaluación de la serie.
  3. Fecha del acuerdo del Comité: escriba la fecha en que el Comité efectúa el acuerdo.
  4. Nombre de asistentes y firmas de los miembros del Comité: cada miembro del Comité escribe su nombre, cargo y consigna firma.  Asimismo, procederán las personas  invitadas con carácter informativo.

Descargar Formulario NVE-01CISED